Vous dirigez une petite entreprise de moins de 50 salariés et vous considérez que les SIRH sont des outils onéreux et superflus pour votre structure ? Détrompez-vous ! S’il est vrai que pendant longtemps, ces Systèmes d’Information Ressources Humaines étaient réservés à de grandes entreprises, ce constat est de moins en moins vrai. En effet, avec l’avènement du numérique et des logiciels en mode SaaS, il est devenu bien plus facile de mettre en œuvre ces outils dans des petites structures. De plus, avec la complexification des processus RH et l’importance grandissante du capital humain, les Ressources Humaines occupent à présent un rôle bien plus stratégique. Dans ce contexte, la mise en place d’un SIRH au sein de sa petite entreprise est tout à fait pertinente au regard des bénéfices potentiels. Mais alors, comment choisir son SIRH pour PME ? Voici des pistes de réflexion qui vous aideront à réussir la digitalisation de votre activité.
Réaliser un état des lieux de votre entreprise
Il est primordial de faire le point sur la structure actuelle de son entreprise avant d’envisager le déploiement d’un SIRH. Analysez l’organisation de votre activité en vous posant les questions suivantes :
- Comment les différents services sont-ils hiérarchisés ?
- Comment ces services interagissent-ils et communiquent-ils entre eux ?
- Quelles procédures internes sont déjà en place ?
C’est aussi lors de cette phase de bilan que vous pouvez identifier les personnes impliquées dans les processus décisionnels. Vous pourrez également évaluer le niveau de connaissances des outils SIRH de vos collaborateurs, ainsi que les résistances éventuelles au changement.
De plus, il est essentiel de se poser la question de l’intégration d’un nouveau logiciel dans votre écosystème actuel d’outils digitaux. En effet, avant de valider votre choix de SIRH, il faudra s’assurer que ce dernier soit compatible avec les autres logiciels internes. Il sera également nécessaire de vérifier la possibilité d’importer/exporter les données RH entre vos logiciels et le SIRH.
Cet état des lieux a pour finalité de recenser les problématiques de votre structure. Vous serez alors en mesure de prioriser vos besoins et attentes vis-à-vis de votre futur SIRH : fonctionnalités, modules complémentaires, caractéristiques techniques.
Sélectionner le SIRH le plus apte à répondre à vos besoins
Le marché propose un large éventail de logiciels de gestion intégrés (ERP) pour les Ressources Humaines. Mais tous n’ont pas les mêmes caractéristiques et points forts. Tout l’enjeu est donc d’identifier l’outil qui répondra au mieux à vos besoins et à votre budget au regard de votre état des lieux.
La plupart des solutions SIRH disposent d’un panel de fonctionnalités appelées modules. Un socle de modules dits natifs concerne généralement la paie et la gestion du personnel. Des modules complémentaires peuvent ensuite être implémentés. Ils se rapportent à la gestion des RH : recrutement, formation, gestion de carrière, reporting. D’autres ont une vocation plus administrative : gestion des temps, notes de frais. À vous de déterminer quels services sont essentiels à votre structure et ainsi recenser les modules dont vous avez réellement besoin. Vous pourrez alors écarter les fonctionnalités non indispensables à votre activité afin d’éviter des surcoûts.
Apportez également une attention particulière à la simplicité de mise en œuvre de votre SIRH. Au sein de votre petite structure, il ne sera peut-être pas possible de dédier une personne à l’administration du SIRH. Il est donc nécessaire d’opter pour un logiciel rapide à mettre en place et facile à prendre en main.
Estimer les gains potentiels engendrés par le déploiement d’un SIRH
Les bénéfices générés par la mise en place d’un SIRH au sein d’une petite entreprise de moins de 50 salariés peuvent être difficiles à concevoir. Ils sont pourtant nombreux et bien tangibles, ce qui assure un vrai retour sur investissement.
L’outil SIRH est capable d’absorber et automatiser une masse conséquente de processus lourds et complexes. Grâce à lui, les tâches administratives sont rationalisées, occasionnant des gains de productivité considérables. Cela signifie donc que les RH auront plus de temps à consacrer à… l’humain !
Mettre en place un SIRH, c’est aussi se doter de moyens performants pour gérer et impliquer ses équipes. Vous pouvez attirer, former et suivre l’évolution de vos collaborateurs plus efficacement. Le SIRH permet également de créer des interactions, assurer un meilleur partage de l’information et responsabiliser ses employés qui participent directement à certains processus RH.
Le logiciel SIRH constitue enfin une aide au pilotage de certaines de vos activités. Pour les RH, il assure un suivi rigoureux des évolutions légales et réglementaires concernant notamment la paie et la gestion du personnel. Pour les managers, cet outil représente un atout indéniable pour superviser leurs équipes au plus près des impératifs internes et des enjeux du marché.
La mise en place d’un SIRH est donc une décision tout à fait pertinente pour une petite structure. Mais attention, l’efficacité de ce logiciel dépend en grande partie de votre capacité à opter pour la solution du marché qui vous correspond réellement. Ne négligez pas l’analyse préalable de votre structure et la sélection judicieuse des fonctionnalités de votre futur outil. Vous mettrez alors toutes les chances de votre côté pour profiter pleinement des avantages de votre ERP.
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